報價規則在三個人腦中、紀錄散在幾百個 Excel，報價怎麼變快？

一家做機構件的工廠，客戶詢價進來，報價單要經過三個人。老闆看圖面、決定加工方法；另一位算材料尺寸、材料價格和加工費；第三位負責外包件。三個人都到齊，報價才出得去。

過去的報價紀錄呢？散在幾百、幾千個 Excel 裡。

這家工廠想解決的是：怎麼把三個人整合在一起，讓報價更快？

（情境來自我實際訪談的工廠，細節已去識別化。）

報價為什麼會卡在三個人身上？

因為報價規則從來沒有寫成一份資料。加工方法的判斷在老闆腦中，材料和加工費的算法在第二個人手上，外包件的價格在第三個人的經驗裡。三份知識沒有交集，每張報價只能三個人輪流經手，少一個人就停。

幾千個 Excel 也幫不上忙。它們記的是「報價的結果」，不是「報價的規則」：看得到當時報了多少，看不出為什麼這樣報。要找一張相似的舊報價，靠的是記憶和檔名。

先別急著做報價系統，真正的問題是什麼？

我會先用「CCI」把問題收斂。CCI 是我做診斷時的第一步，問三件事：情境有沒有用 5W2H 描述清楚、它真的是問題嗎、能不能拆到底層邏輯。三件都過，才值得投入資源去解。完整說明在用 CCI 把十個工廠的問題收斂成核心議題。

5W2H	這家工廠的情境
Who 誰	老闆、材料與加工費負責人、外包件負責人、詢價的客戶
What 什麼事	報價要三個人輪流經手
When 何時	每一次客戶詢價
Where 哪裡	圖面判斷 → 材料與加工費 → 外包件
Why 為什麼	報價規則分散在三個人身上
How 怎麼發生	三人各算各的，再合成一張報價單
How much 影響多大	（回現場補：一張報價要等多久、每月有幾張詢價）

最後一格寫不出來，就是下次去現場要問的地方。

「報價慢」只是現象。把它當問題，解法會變成催三個人快一點，或多請一個人。三個人再快，還是要等三個人；多請一個，變成要等四個人。

往下拆到底，核心議題是：報價規則分散在三個人身上，沒有一份三個人共用的規則。

報價卡在流程的哪一段？

「SIPOC」把供應者、輸入、流程、產出、顧客五欄攤在一張紙上。報價這題攤開來，卡點很清楚：輸入欄的三份知識，分別在三個人身上。

S 供應者	I 輸入	P 流程	O 產出	C 顧客
客戶、外包廠	圖面、材料尺寸與價格、加工費、外包報價、舊報價 Excel	判斷加工方法 → 算材料與加工費 → 詢外包 → 合成報價	報價單	客戶

接著我會畫泳道圖：三個人各一條泳道，標出誰在哪一站接手、在等誰。畫出來之後，等待卡在哪一站就看得到了。

這套先把問題定清楚、再畫流程的順序，也是我上設計思考課時帶的做法。

報價資料要長成什麼樣，AI 才接得上？

先把規則從人身上拿下來，變成一份三個人共用的資料表。AI 要讀得到、讀得懂，才幫得上忙；幾千個格式各異的 Excel，AI 讀了也只能猜。

1. 挑一類產品：最近、最常報的那一類，不要一次整理幾千個檔。
2. 拆成固定欄位：圖面特徵、加工方法、材料與尺寸、加工費、外包件、最後報價。
3. 補上「為什麼」：拿一張舊報價，請三個人各講一遍為什麼這樣算，邊講邊記成欄位。這一步就是把腦中的規則寫下來。
4. 放進同一個資料庫：不再各存一份 Excel，誰改了什麼都留下紀錄。
5. AI 才開始做事：新詢價進來，先找出相似的舊報價，帶出建議的加工方法和費用，再由三個人確認。

判斷資料準備好了沒，我看四件事：拿得到、讀得懂、改得動、留得下紀錄。

報價自動化的試點怎麼驗收？

試點只做一類產品。開跑前寫下三件事：現在一張報價要多久、做到什麼程度算通過、出現什麼狀況要停。門檻用你現場的紀錄來定，不要用想像。

停止條件要寫得具體。例如 AI 帶出的建議價，跟三個人最後定的價差距超過你們能接受的範圍，就暫停自動帶入，回到人工，把那幾張拿出來檢討是哪個欄位缺了規則。

驗收的方法跟其他 AI 試點一樣，細節在中小企業 AI 導入指南的驗收段。

報價的哪一段不該交給 AI？

我的原則是：「人類不作初稿，AI 不作終稿。」價格牽涉客戶關係、急單和議價空間，這些判斷留在人身上。AI 負責把資料找齊、把草稿算好；按下送出的，仍然是人。

外包件也要小心。外包價格會變，沒有人定期更新，就不要讓 AI 自動帶價，寧可只帶出「上次跟誰買、多少錢」，讓負責人自己判斷。

常見問題

報價自動化要先買報價系統嗎？

不用先買。先整理一類產品的報價規則，確認資料能用，再決定要不要上系統。規則還沒整理就買系統，只是把幾千個 Excel 搬到另一個地方。

幾千個舊 Excel 都要整理嗎？

不用。挑最近、最常報的一類產品開始，整理一批、試點跑得動，再擴大範圍。

報價規則都在老闆腦中，寫得出來嗎？

寫得出來，但要有人問。拿一張舊報價，請老闆講一遍「為什麼這樣報」，邊講邊記成欄位，比請他坐下來寫規則容易得多。

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